Manual do Sindico

11/03/15 13:56

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MANUAL DO SÍNDICO

O Manual do Síndico que a seguir é apresentado, é um trabalho elaborado para facilitar a vida do mandatário em um Condomínio. Tem por finalidade, de maneira muito rápida e breve, dar noções para que seja descomplicado o seu dia-a-dia à frente de um Condomínio.

Primeiramente devemos ressaltar que é fundamental a leitura da Convenção e do Regulamento Interno do Condomínio, pois ambas são soberanas e determinam todas as normas a serem cumpridas pelos condômino, condomínio, etc…

A seguir destacamos os pontos mais usuais, com o objetivo de sintetizar em poucas linhas as diretrizes e procedimentos relacionados ao universo – Condomínio.

Responsabilidades básicas do Síndico

  • Representar ativa e passivamente o Condomínio, em juízo ou fora dele, e praticar atos de defesa dos interesses comuns, nos limites atribuídos pela Lei Civil e de Condomínio ou pela Convenção e Regulamento Interno.
  • Exercer a Administração interna ou externa da edificação ou do conjunto de edificações no que diz respeito a sua vigilância e segurança, bem como aos serviços que interessem a todos os moradores com lisura, respeito e transparência.
  • Praticar os atos que lhe atribuem as leis, a Convenção e Regimento Interno.
  • Cumprir e fazer cumprir a Convenção e Regimento Interno, bem como executar e fazer executar as deliberações das Assembleias.
  • Dar conhecimento das decisões tomadas nas Assembleias aos Condôminos.

CONDOMÍNIO

O condomínio ocorre quando existe um domínio de mais de uma pessoa simultaneamente de um determinado bem, ou partes de um bem. Viver em condomínio exige um “modus vivendi” despojado e integrado ao grupo condominial, uma vez que existem áreas comuns e áreas privativas. O direito de uso da área comum e a obrigação de conservar o que é de todos são condições básicas para vida em condomínio. Em termos de propriedade, a cada área privativa corresponderá uma fração de ideal de terreno da área comum.
Todos os condôminos devem contribuir para suas despesas, além de acatar a Convenção, Regulamento Interno e decisões da Assembleia.

UTILIZAÇÃO

Todos os participantes de um condomínio utilizam espaços e equipamentos comuns, tais como “hall” social, salão de festas, piscinas, churrasqueira, sala de ginastica, etc.
Mesmo nas áreas privativas, a liberdade do morador, não é total, visto que não poderá afetar a liberdade e nem o sossego e os bons costumes do outro. Em tese, tudo é muito simples – contudo, na hora do impasse, é próprio do ser humano defender seus interesses, que nem sempre correspondem aos do condomínio.
Visando disciplinar os direitos e deveres de cada condômino, bem como a vida em condomínio, existem quatro documentos básicos disciplinadores: O código Civil, a Lei do Condomínio comum a todos; a Convenção do Condomínio e o Regulamento e/ ou Regimento Interno, estes últimos específicos para cada prédio.
Boa parte da função do síndico consiste em exigir a correta utilização das áreas de um condomínio, através do fiel cumprimento da Convenção e do Regulamento, além de cuidar dos reparos necessários à sua conservação e manutenção.

CONVENÇÃO DO CONDOMÍNIO

É o conjunto de direitos e obrigações, gravados no Registro Geral de Imóveis, que regulamenta o comportamento coletivo e o rateio de despesas dos condôminos estabelecendo normas de utilização tanto nas áreas privativas como nas de uso comum, visando resguardar, em benefício de todos, o patrimônio condominial e a moralidade no ambiente.

Principais itens da Convenção:
• Elaboração do Regulamento Interno, forma de escolha e destituição do corpo diretivo;
• Prazo, quorum e formas de convocar assembleias;
• Formas das contribuições para despesas;
• Formas de alteração da convenção;
• Atribuições do síndico; Subsíndico e Conselho Consultivo;
• Como utilizar os objetos e serviços comuns;
• Forma e prazos das aprovações das contas;
• Forma de administrar e movimentar o numerário;
• Certas proibições, como alteração da fachada e utilização das unidades contrariando a finalidade do prédio.
A Convenção, para ser aprovada ou modificada, exige o voto de no mínimo 2/3 das frações ideais de condôminos que compõem o condomínio.
Todos devem obediência à Convenção que, por sua vez, não pode contrariar a Lei Civil e do Condomínio.

REGULAMENTO

É o conjunto de normas e procedimentos referentes ao comportamento e à conduta dos moradores e frequentadores, disciplinando o uso das áreas comuns e solucionando os problemas mais corriqueiros do condomínio, apresentando inclusive, penalidades aos infratores. O Regulamento Interno não pode contrariar a Convenção, sob pena de nulidade.
O Regulamento Interno normalmente consta na própria Convenção ou é redigido posteriormente. Sendo feito em documento separado, deve contar com a colaboração não só dos proprietários dos apartamentos, como também dos compromissários compradores, cessionários e promitentes cessionários. Pode ser aprovado através de Assembleia Geral, todavia obedecendo ao quorum previsto na Convenção, se a mesma estipular.
A Convenção e o Regulamento tendem a desatualizar-se. O condomínio pode e deve, promover revisões periódicas nesses textos de modo a garantir-lhes eficácia.

CORPO GESTOR

O corpo gestor é composto de síndico, subsíndico e conselho consultivo e/ou fiscal. Esse organograma permite inúmeras vantagens. O síndico, ao se ausentar por alguma razão, assume interinamente o subsíndico respondendo oficialmente pelas funções específicas conforme a convenção determina. E o conselho, além de deliberar e opinar sobre os problemas do condomínio, “fiscaliza” a atuação do síndico salvaguardado em sua imagem, visto que todas as despesas são acompanhadas por esse conselho que vê, antes de tudo, os reais interesses dos condôminos, avaliando gastos, necessidades, capacidade de pagamento dos moradores no caso de benfeitorias, entre outras medidas.

SÍNDICO é o representante legal do condomínio, em juízo ou fora dele, exercendo a administração do condomínio assessorado pelo conselho consultivo e subsíndico, todos eleitos pela Assembléia Geral. O síndico pode ser condômino ou pessoa física ou jurídica estranha ao condomínio, salvo disposição contrária na Convenção. Será eleito pela forma e prazo previsto na mesma, sendo que seu mandato não pode exceder a dois anos, permitido a reeleição.

As atribuições do Síndico em geral são:
• Exercer a administração interna do prédio, referente à vigilância, moralidade e segurança.
• Selecionar, admitir e demitir funcionários fixando-lhes os salários de acordo com a verba do orçamento do ano, respeitando o piso salarial da categoria;
• Escolher empresas prestadoras de serviços ou terceiros para execução das obras que interessem ao condomínio;
• Convocar a assembléia dos condôminos;
• Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
• Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;
• Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
• Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
• Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
• Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
• Guardar toda documentação administrativa, bancária, técnica, fiscal, previdenciária e trabalhista;
• Realizar o seguro da edificação.SUBSÍNDICO é o representante, eleito por assembléia, que tem como função substituir o síndico na sua falta momentânea.

CONSELHO CONSULTIVO E/ OU FISCAL é o órgão de consulta, fiscalização e assessoramento do síndico, composto por três condôminos, com mandato que não poderá exceder a dois anos, permitida reeleição.

ASSEMBLÉIA GERAL

Assembléia geral é o foro deliberativo onde os principais temas de interesse do condomínio devem ser discutidos para tomada de decisões.
Todos os condôminos devem ser convocados para a assembléia, sob pena de nulidade.
O síndico deve realizar assembleias cumprindo o que determina a lei, no entanto, tornando-as atrativas. Para tanto, aqui vão algumas “dicas”:
• Planeje e discuta com o conselho fiscal e administradora sobre o conteúdo da assembléia;
• Divulgue-a exaustivamente e procure obter o compromisso da presença dos condôminos;
• Tenha sempre em mãos a Convenção e o Regime Interno para eventuais consultas;
• Conduza a reunião de modo a não se desviar dos assuntos pautados;
• Exponha com clareza os assuntos da pauta e procure ouvir várias opiniões antes de colocá-los em votação.

Existem três tipos de Assembleias:

ASSEMBLÉIA GERAL DE INSTALAÇÃO – Esta serve para instalar o condomínio, colocando em discussão a construção do prédio, aprovação do nome do condomínio, da convenção e regulamento interno, eleição de síndico, subsíndico e conselho consultivo, aprovação da dotação orçamentária para o exercício que se inicia, determinação para se tirar o CNPJ entre outros procedimentos.

ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA – O Código Civil obriga a realização, pelo menos uma vez por ano, da assembléia geral ordinária – AGO, na qual deve ser objeto de deliberação:
• A aprovação do orçamento das despesas;
• Os valores das contribuições dos condôminos;
• A prestação de contas, e eventualmente;
• A eleição do síndico e a alteração do Regime Interno.

ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA – A assembléia geral extraordinária – AGE serve para tratar assuntos de interesse do condomínio, não previstos na AGO. Serão realizadas sempre que a ocasião assim o exigir, especialmente quando o tema não puder aguardar a realização da AGO para decisão. Pode ser deliberado numa AGE o rateio de despesas extras, obras, benfeitorias, modificação da Convenção e quaisquer assuntos de interesse geral e imediato do condomínio. Para a convocação de uma assembléia geral (AGI, AGO ou AGE) deve ser feito edital constando data, horário, local da reunião, ordem do dia e um resumo da matéria a ser deliberada. O prazo para convocação é o previsto na Convenção do condomínio; caso a mesma seja omissa, aconselha-se um prazo de 10 (dez) dias de antecedência, dependendo da convenção de cada condomínio. Ao término da reunião, deve ser elaborada uma ata e colhidas assinaturas do presidente e do secretário. O síndico, nos oito dias subsequentes à assembléia, comunicará aos condôminos o que tiver sido deliberado. Não deixe decorrer muito tempo entre a reunião e a lavratura da ata.

Elementos essenciais da ata: • Dia, mês, ano e hora da assembléia, por extenso;
• Local da assembléia;
• Lista de presença com o número do apartamento e assinatura dos condôminos presentes;
• Pessoas que presidiu e secretariou os trabalhos;
• Ordem do dia;
• Deliberações;
• Encerramento;
• Assinatura do presidente e do secretário.

O síndico deverá mandar a todos os condôminos cópia da ata ou comunicação que resuma o deliberado na assembléia. É interessante estipular algumas datas para reuniões de síndico, subsíndico e conselho para avaliação permanente do condomínio, sem poder deliberativo.
Tais reuniões podem ser abertas à participação dos condôminos, que se tiverem queixas, problemas ou sugestões, podem centralizá-los nessas ocasiões. Ou ainda, anotando em um livro de reclamações e sugestões, com a indicação dos fatos ocorridos, o nome do condômino e o número de sua unidade, aliviando a carga do síndico em contatos diários, muitas vezes para tratar de assuntos nem sempre urgentes (irrelevantes e que podem comprometer as AGO ou AGE).

PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA

Todo o condomínio deve ter uma previsão orçamentária, ou seja, quanto pretende
gastar com cada elemento ou item de despesa.
O síndico tem obrigações quanto à previsão orçamentária, devendo planejar o orçamento para obtenção da previsão de despesas e receitas, apresentando-as para discussão e aprovação em assembléia geral.
Com base na previsão orçamentária é feito o rateio das quotas condominiais.
Em seguida, emitem-se os boletos e controlam-se os pagamentos.

ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

• Tome por base as despesas reais de meses anteriores;
• Atualize os valores conforme a inflação;
• Troque informações com síndicos de prédios vizinhos, preferencialmente do mesmo porte do seu;
• Se a proposta for elaborada pela administradora, peça-a cinco dias antes da assembléia para examiná-la atentamente;
• Apresente e discuta a proposta previamente com os conselheiros;
• Provisione uma verba entre 5% e 10% para despesas diversas e imprevistas;
• Preveja uma margem de segurança suficiente para que o caixa não fique negativo em virtude de pequenas flutuações na economia e na arrecadação;
• Se possível, faça planilhas comparativas, ou seja, coleta de três orçamentos, de diferentes empresas, para a realização de determinada obra ou serviço;
• Inclua o percentual de inadimplência, afinal não é possível contar com o pagamento total;
• Como decorrência da gestão dos valores previstos no orçamento, o síndico assume o dever de prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
• Desde que prestadas e aprovadas em assembléia, as contas passam a ter
presunção relativa de regularidade, equivalendo a uma quitação conferida à gestão desempenhada pelo síndico. Sendo presunção relativa, comporta rediscussão apenas pela via judicial, em que não poderá ser analisado o mérito das contas, mas sim a presença de alguma irregularidade formal ou de vícios dos atos jurídicos.

DESPESAS

São os gastos que um condomínio tem classificados como ordinárias e extraordinárias, conforme conceituação e divisão dos arts.22 e 23 da Lei nº. 8.245/91(Lei do Inquilinato).As despesas estão divididas em:

DESPESAS ORDINÁRIAS PESSOAL

• Salários;
• Férias;
• 13º salário;
• Rescisões contratuais de trabalho.

ENCARGOS SOCIAIS

• INSS;
• FGTS;
• PIS;
• INSS de contribuintes individuais (antigos autônomos).
• PPRA, PCMS e CIPA.
• Vale Transporte.
• Uniformes;
• EPI’s – Equipamentos de Proteção Individual.

CONSUMO

• Água;
• Energia elétrica das áreas comuns;
• Gás;
• Telefone de uso exclusivo do condomínio.

MANUTENÇÃO E CONSERVAÇÃO

• Elevadores;
• Bombas;
• Portões automáticos;
• Interfones;
• Piscina;
• Jardim;
• Antena coletiva;
• Recarga de extintores;
• Lavagem das caixas d’água e Cisterna
• Limpeza Caixa de gordura;
• Limpeza caixa de esgoto ou fossa.
• Desinsetização das áreas comuns.
• Equipamentos de Ginástica.

ADMINISTRATIVAS

• Impressos, cópias e correio;
• Isenção do síndico;
• Despesas bancárias;
• Honorários da administradora.

MATERIAIS

• Materiais de limpeza e higiene;
• Materiais de elétrico

SEGURO

• Incêndio.

DESPESAS EXTRAORDINÁRIAS

Despesas extraordinárias são os gastos imprevistos ou destinados a benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum:

EMERGÊNCIA • Vazamentos;
• Desentupimentos das prumadas;
• Substituição de bombas d’água;
• Troca ou substituição de equipamentos.

BENFEITORIAS

• Reformas (garagem, piscinas, etc.);
• Aquisição de equipamentos (academia de ginástica, central telefônica, etc.).

FUNDO DE RESERVA

Pode ser provisionado, no orçamento, uma arrecadação destinada a constituir um fundo de reserva na forma prevista na Convenção.
A constituição do fundo de reserva é de responsabilidade do proprietário da unidade. Caso haja necessidade de reposição total ou parcial do fundo de reserva, devido à utilização no custeio ou complementação das despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade é do inquilino, salvo se referente a período anterior ao início da locação. O fundo de reserva deve ser fixado quando da aprovação do orçamento,
estabelecido de acordo com a Convenção Condominial, geralmente fixado entre 5% e 10% da arrecadação mensal.
O síndico deve fazer aplicação financeira em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou da assembléia geral para maior segurança. A utilização do fundo de reserva necessita da aprovação dos condôminos reunidos em assembléia, porém o síndico poderá utilizar esse fundo para pagamento de despesas emergenciais, não previstas no orçamento. Nesse caso, é aconselhável dar ciência aos conselheiros e ratificar a sua utilização, na próxima assembléia geral do condomínio.

DOCUMENTOS E OBRIGAÇÕES DO CONDOMÍNIO

São diversos os documentos existentes no condomínio. O prazo de guarda dos documentos administrativos, fiscais e bancários é de 10 (dez) anos, já que este é o prazo prescricional para cobranças das dívidas do condomínio regularmente aprovadas, nos termos do Código Civil art. 205. Quanto às demais modalidades de documentos, caberá ao síndico observar o prazo de guarda exigido por lei, caso a caso.

Livros recomendados:

• Livros de atas das assembleias;
• Livro de reclamações e sugestões;
• Livro de registro de empregados;
• Livro de inspeção do trabalho.
Esses livros devem apresentar termos de abertura e de encerramento, assinados e
rubricados.

DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO O condomínio não deve apresentar a DIPJ (Declaração Integrada de Informações Econômico Fiscais), ainda que se encontre inscrito no Cadastro da Pessoa Jurídica (CNPJ) ou que tenham seus atos constitutivos registrados em Cartório.

CADASTRO NACIONAL DAS PESSOAS JURÍDICAS – CNPJ.
De acordo com a Instrução Normativa SRF nº. 200, de 13 de setembro de 2002, os condomínios que auferirem ou pagarem rendimentos sujeitos à incidência do imposto de renda na fonte estão obrigados a se inscrever no CNPJ, mesmo não possuindo personalidade jurídica.
Documentos necessários para inscrição (cópias autenticadas e registradas em cartório):

• Convenção do condomínio registrada em cartório (CRI);
• Ata da assembléia que elegeu o síndico, registrada em cartório (CTD). Ou
• Certidão emitida pelo CRI que confirme o registro do Memorial de Incorporação do condomínio;
• Ata da assembléia que deliberou sobre a inscrição no CNPJ, registrada no CTD;
• Ata da assembléia que deliberou sobre a eleição do síndico, registrada no CTD. Ou
• Certidão do CRI contendo as informações necessárias à inscrição;
• Ata da assembléia de eleição do síndico, registrada no CTD. E
• Preenchimento da Ficha de Cadastral da Pessoa Jurídica – FCPJ;
• Original do DBE, assinado pela pessoa física perante o CNPJ com firma reconhecida em cartório.

PREVIDÊNCIA SOCIAL O decreto nº. 611, de 21.07.92, que regulamenta os benefícios da Previdência Social, em seu artigo 8º, parágrafo único, permite, ao síndico, facultativamente, filiar-se a Previdência Social. Assim aquele síndico que não contribui para a Previdência Social pode se inscrever como contribuinte. Não será empregado do condomínio, mas poderá contribuir para ter uma aposentadoria e todos os benefícios dela decorrentes no futuro. Esta despesa deverá ser custeada pelo próprio síndico ou, no caso a assembléia geral dos condôminos aprove esse ônus, poderá ser reembolsado pelo condomínio.O sindico deverá manter em dia a Certificação eletrônica do condomínio, sem a qual nada se faz com relação a conectividade social, FGTS entre outras obrigações trabalhistas.

DEMONSTRATIVO FINANCEIRO MENSAL Terminado o mês, a administradora (ou o síndico) deve apresentar um balancete de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.
A pasta conterá também informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança e aplicações, posição do fundo de reserva, etc. Em resumo, de no máximo duas folhas, poderá ser enviado a cada condômino.

DICAS

Se sobrar espaço na folha de prestação de contas (resumo), transcreva algum item do Regulamento ou da Convenção ou envie alguma mensagem de utilidade para o condomínio; não fixe em quadro de avisos relação de condôminos em atraso. Negocie pessoalmente, via administradora, por meio de advogado, etc., mas não exponha o devedor (previsto no Código de Defesa do Consumidor). Nos demonstrativos relacione somente o número do apartamento devedor.

COMO ESCOLHER E CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA

O síndico pode contratar uma pessoa física ou jurídica para auxiliá-lo na administração do condomínio. Devido à complexidade de suas funções, é recomendável que o faça.
Às vezes, o barato sai caro, ou seja, deixar de contratar uma administradora para economizar determinada quantia poderá se mostrar, no futuro, uma postura muito mais dispendiosa, se houver algum erro ou omissão.
Contudo uma administradora deve ser bem escolhida, para que ela, em vez de solução, não seja um problema a mais.
Ao síndico caberá a escolha da empresa administradora, a qual deverá ser aprovada pela assembléia geral de condôminos, mediante votação de praxe. Tal escolha deve basear-se na confiança recíproca. Sendo alcançada a aprovação, será o síndico a pessoa competente para assinar o contrato de prestação de serviços em nome do condomínio.
É decisão de competência do síndico a rescisão do contrato com a administradora.
Porém, ainda que seja dispensável a realização da assembleia para tanto, o síndico deverá ser cauteloso na tomada da decisão, pois a mesma poderá ter fortes repercussões econômicas. No caso, o contrato entre as partes servirá de parâmetro para a rescisão, como é exemplo a definição do prazo de aviso prévio, usualmente fixado de 30 a 60 dias.
O art. 1.348, §2º, do novo Código Civil trouxe a inovação de que o síndico pode transferir, total ou parcialmente, para a empresa administradora, não somente as funções administrativas, como também os poderes de representação, tudo mediante aprovação da assembléia, salvo se o contrário dispuser a Convenção.
Vale dizer que o mais usual é a ocorrência da mera delegação das funções administrativas.

SEGURANÇA DO CONDOMÍNIO

É muito importante conhecermos o conceito de segurança para podermos desenvolver ações preventivas.
A palavra segurança tem sua origem do latim “securitas” – medidas destinadas a garantir a integridade de pessoas, bens e instituições. É o conjunto de medidas e normas, com adequações físicas, agregadas ao profissional especializado e a alta tecnologia.O maior desafio da segurança é antever e dar soluções para as situações de perigo.
Não se pode esquecer que a responsabilidade pela segurança do sistema é de TODOS.
Qual a maior arma utilizada pelos bandidos? É o fator SURPRESA!
Por isso, a melhor maneira de evitar um sinistro é fazer um trabalho de PREVENÇÃO.

Neste trabalho devem ser analisados os riscos pessoais e das instalações físicas. Os síndicos devem solicitar aos consultores de segurança que o assessorem nas análises dos riscos e na elaboração dos planos de segurança do condomínio.
De posse dessas informações deve-se elaborar um Plano de Segurança, que pode ser dividido em 3 etapas:

1º Plano Físico – é a análise criteriosa das instalações físicas onde se deve adequá-las visando dificultar o acesso evitando ao máximo a invasão.
Como aliado importante, temos a utilização dos equipamentos eletrônicos, que tem como principal função, auxiliar os funcionários e moradores na vigilância das instalações.
2º Plano Operacional – consiste em procedimentos operacionais com regras específicas para cada integrante do sistema (condôminos- moradores- funcionários- usuários), as quais deverão ser aprovadas em assembléia e obedecidas por todos.
3º Plano de Contingência – definição das situações críticas, de modo que todos os envolvidos no sistema, durante a concretização do risco possuam um roteiro de ações que devem ser implementadas, visando o restabelecimento da normalidade, tendo em vista que toda a situação crítica gera uma urgência.

Após a fase de planejamento deve-se dar muita atenção ao treinamento dos funcionários que estarão na operação de todo o sistema e conscientizar os condôminos e moradores, através de palestras, circulares e quadros de avisos, para manterem-se integrados. Em função de suas características, cada condomínio deve estudar o que melhor lhe convém, proporcionando um maior estado de segurança a todos.

PREVENÇÃO DE ACIDENTES E INCÊNDIOS

A legislação exige que um edifício possua equipamentos de proteção contra incêndio, tais como iluminação de emergência para facilitar a sinalização de escape, hidrantes, extintores por metro quadrado, para-raios, corrimão, caixa d’água de acordo com a área e população do prédio, rede elétrica em perfeito estado, etc.

O síndico não só pode como deve chamar o Corpo de Bombeiros para verificação e orientação da segurança do prédio, uma vez que ele é responsável pela manutenção dos equipamentos, para que estejam sempre operantes e ativados.